Gaandeweg de zomer worden de eerste films voor het festival uitgenodigd. Het begint met een enkele competitiefilm, speciale bijprogramma’s of een persoonlijke favoriet. Nu is het zo dat ik meestal niet direct een antwoord ontvang van de rechthebbenden. Deze kan op vakantie zijn, of lastiger, is niet in staat te antwoorden omdat ze nog zoekende zijn naar een belangrijk(er) premièrefestival of distributeur. Zo zijn er films waarbij ik na drie maanden nog niet weet of de film beschikbaar is voor het festival.
Is de toezegging er dan uiteindelijk, dan hebben we te overleggen over de filmhuur in relatie tot het aantal voorstellingen en stoelen, het filmformaat (35mm of digitaal) en of de filmmaker beschikbaar is om naar het festival af te reizen. En terwijl de uitnodigingen zich opstapelen, druppelen de bevestigingen en afwijzingen één voor één binnen.
Dan begint het ‘boekhouden’ met oog op de programmasamenstelling, het budget (voor programma en gasten) en de vertoningsmogelijkheden per zaal. Cinema is bijvoorbeeld compleet gedigitaliseerd en films op celluloid (35mm) kunnen er niet langer gedraaid worden; in de Aegonzaal draaien we daarentegen enkel films op 35mm en in de Friesland Bank zaal beiden, 35mm en digitaal (digibeta, hdcam, bluray) met hulp van een digitale projector (voor de liefhebbers: Full HD resolutie, 1.2Kw lamp en met een lichtopbrengst van 8.000 Lumens).
De filmhuur wijkt verder per film af en elke nieuwe film betekent een volgende onderhandeling – terwijl gasten vaak op het allerlaatste moment hun aanwezigheid kunnen bevestigen. Natuurlijk is het zo dat het festival met een goed aantal distributeurs, filminstituten en filmmakers een uitstekende verhouding heeft. Vele anderen zijn echter niet bekend met het festival en dus begint elke uitnodiging met een promotie van festival, stad en provincie. Dat de Harmonie gelegen is aan het Mata Hariplein doet het internationaal erg goed; hetzelfde geldt het omvangrijke festivalpubliek en de voortreffelijke filmprojectiekwaliteit.
Natuurlijk speelt ook het enthousiasme en ‘de lobby’ van festivalgasten van de afgelopen edities een rol en iets waar we verder op inzetten is de nationale (en internationale) pers te bewegen meer te rapporteren over het festival. Geen eenvoudige opgave, maar wat niet is zal nog komen. Het organiseren van een festival is eigenlijk een vorm van ondernemerschap waarbij doelstelling en visie gedragen worden door volharding, eigenwijsheid en het nemen van een enkel risico. Wie hierbij de winnaars of verliezers zullen zijn kunnen we over enkele jaren vaststellen.